tujuan program pelatihan dan perencanaan pelatihan

A.  Tujuan Program Pelatihan dan Pengembangan

Langkah selanjutnya menetapkan tujuan program. Apakah program diberikan pada karyawan yang baru saja di terima pada semua level pekerjaan atau hanya yang menduduki jabatan tertentu. Apakah program diberikan dalam bentuk keterampilan teknis, analisis/konseptual, ataukah kemampuan hubungan manusiawi. Berbagai bentuk alternatif tujuan lainnya memang harus secara gamblang ditentukan untuk mengetahui kearah mana rekrutmen akan membentuk sumber daya manusianya dengan aplikasi program ini. Berikut langkah-langkahnya:

1.         Mengidentifikasi keterampilan-keterampilan kinerja jabatan khusus yang dibutuhkan untuk memperbaiki kinerja dan produktivitas.

2.         Memastikan bahwa program akan sesuai dan cocok dengan tingkat pendidikan, pengalaman dan keterampilan mereka, serta motivasi peserta.

3.         Melakukan survei untuk mengembangkan sasaran pengetahuan dan kinerja yang dapat diukur.

B.  Perencanaan pelatihan

Perencanaan latihan perlu diterapkan  lebih dahulu sebelum pelaksanaan latihan direalisassikan. Adapun mengenai aspek yang diperhatikan dalam perencanaan ini meliputi penetapan tujuh hal pokok, yaitu :

1.         Tujuan latihan

Satu hal yang perlu ditetapkan lebih dahulu dalam latihan adalah menentukan apa yang hendak dicapai dengan adanya latihan tersebut. Tujuan latihan merupakan landasan dari lattihan sebab dengna berdasar tujuan itulah bisa ditentukan metode llatihan, pengikut latihan, topik yang dibahas dan sebagainya.

2.         Subjek latihan

Subjek latihan adalah topik yang dibahas dalam latihan. Subjek yang dibahas harus berkaitan dengan tujuan latihan yang telah ditetapkan sebelumnya. Di bawah ini dicontohkan beberapa subjekyang secara umum sesuai dengan kebutuhan suatu organisasi, yaitu:

a.       Memahami dan memotivasi pegawai

b.      Komunikasi yang efektif

c.       Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

d.      Orientasi dan latihan pegawai baru

e.       Memelihara disiplin pegawai

3.      Jadwal latihan

Jadwal latihan perlu mnedapat perhatian karena jadwal latihan yang kurangg sesuai akan mengurangi efektifitas hasil. Misalnya latihan yang terlalu lama tanpa istirahat, latihan pada jam yang sehaarusnya uuntuk istirahat, latihan pada hari sabtu.

4.      Lokasi latihan

Lokasi latihan yang baik adalah lokasi yang dapat memberikan iklim belajar bagi pesertanya dan jauh tempat kerja maksudnya adalah untuk mengurangi interupsi dan meningkatkan daya konsentrasi peserta.

5.      Jumlah dan kualifikasi peserta latihan

Jumlah pengikut latihan hendaknya disesuaikan dengan besar ruangan. Latihan yang terlalu banyak pesertanya akan berjalan kurang efektif. Tingkat pendidikan peserta sebaiknya homogen untuk mengurangi ketimpangan-kettimpangan.

6.      Instruktur

Secara umum untk seorang instruktur harus memenuhi kualifikasi sebagai berikut:

a.       Pengetahuan yang dalam mengenai topiknya

b.      Paham pada berbagai metode latihan

c.       Mempunyai keinginan yang kuat untuk mengajar

Prinsip pelatihan SDM dan analisis kebutuhan Pelatihan SDM

A.  Prinsip-prinsip pelatihan

Prinsip-prinsip yang harus dilaksanakan dalam latihan supaya latihan yang dijalankan berjalan sesuai dengan harapan adalah meliputi:

1.      Individual differences

Dalam pelaksanaan latihan harus diingat adanya perbedaan perseorangan dari para pengikutt latihan baik latar belakang pendidikan, pengalaman maupun keinginannya. Oleh karena itu, sifat, waktu dan cara latihan perlu direncanakan sematang mungkin.

2.      Relation to job analysis

Dalam hal ini, latihan atau pendidikan harus dikaitkan secara erat dengan job analysis dari jabatan yang akan dipangku pada masa yang akan datang.

3.      Motivation

Para pengikut latihan akan merasa terangsang atau termotivasi jika diwaktu yang akan datang diharapkann adanya perbaikan bagi dirinya. Perbaikan ini bisa berwujud kenaikan upah atau kenaikan jabatan.

4.      Active participation

Para pengikut latihan hendaknya dipacu untuk turut aktif mengambil bagian dalam kegiatan latihannya. Jenis pendidikan yang monoton sebaiknya dihindari karena akan mendatangkan kebosanan dan pengikut latihan diberi kesempatan untuk bertukar pikiran dengan pelatihnya sehingga partisipasi yang diinginkan benar-benar dapat terwujud.

5.      Selection of trainees

Kerana perbedaan-perbedaan individu seperti dikemukakan di atas selalu ada dalam perusahaan maka sebaiknya pengikut latihan sebaiknya diseleksi terlebih dahulu untuk menemukan personal yang benar-benar berminat sehingga program latihan akan berhasil dengan memuaskan.

6.      Selection of trainer

Pengajar dalam latihan harus benar-benar diperhatikan kualifikasinya karena pengajar yang kurang berpenidikan, kurang berminat dan tidak memiliki kesanggupan mengajar hanya akan mendatangkan hasil latihan yang kurang memuaskan.

7.      Trainer training

Para pelatih dalamm program latihan harus sudah memperoleh pendidikan khusus untuk menjadi tenaga pelatih. Perlu disadari bahwa seorang yang pandai dalam salah satu bidang belum tentu bisa berperan sebagai seorang pelatih yang baik.

8.      Training method

Metode latihan yang diberikan harus cocok atau sesuai dengan pengikut latihan. Metode kuliah sebaiknya tidak diberikan dalam latihan mandor dan akan lebih sesuai untuk latihan staf atau manajer.

9.      Principes of training

Satu hal yang tidak boleh dilupakan adalah mengenai asas belajar. Pengikut latihan akan lebih memahami isi latihan jika materi latihan yang diberikan adalah dari hal yang mudah dahulu untuk kemudian dilanjutkan pada masalah yang lebih sulit.

B.  Analisis kebutuhan pelatihan

Dalam buku karangan Ike Kusdyah rahmawati, 2007. Terdapat langkah-langkah dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, yakni:

1.      Evaluasi prestasi

Melakukan monitoring pada setiap karyawan dan hasilnya dibandingkan dengan standar prestasi atau target rekrutmen. Karyawan yang mempunyai hasil prestasi kurang atau dibawah standar yang telah ditetapkan oleh organisasi. Mengindikasikan organisasi perlu mengadakan program pelatihan dan pengembangan karyawan.

2.      Analisis persyaratan kerja

Organisasi perlu mengetahui kemampuan dan keahlian yang dimiliki karyawan. Karena jika karyawan diserahi tugas atau pekerjaan. Tetapi tidak memiliki keterampilan yang mendukung pekerjaan tersebut maka karyawan tersebut membutuhkan pelatihan.

3.      Analisis organisasi

Analisis organisasi bertujuan meninjau kembali apakah tujuan organisasi secara keseluruhan sudah tercapai atau belum. Tujuan organisasi secara keseluruhan perlu di tinjau kembali apakah memang sudah mencapai target atau belum. Apabila organisasi tidak atau belum mencapai target dengan efektif maka  menajemen perlu program pelatihan.

4.      Survei sumber daya manusia

Seluruh manajemen dan karyawan diminta menjelaskan masalah dan hambatan yang dihadapi selama program ini berlangsung untuk mengetahui tindakan apa yg akan dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Tantangan terhadap pengembangan SDM

1.      Tantangan eksternal

a.      Perubahan lingkungan Organisasi

Untuk keperluan tersebut perusahaan dalam menghadapi perubahan dalam lingkungan/ iklim yang bisnis yang cepat, perlu menetapkan kebijaksanaan SDM sebagai berikut :

1)      Menghindari pengaruh negatif berupa perasaan tidak puas pada kondisi yang telah dicapai perusahaan.

2)      Dalam menghadapi perubahan yang mengharuskan penambahan biaya (Cost), perusahaan harus berusaha mengatasinya, agar dapat mempertahankan pasar keuntungan yang sudah diraih.

3)      Memberikan imbalan yang cukup tinggi pada pekerja yang mampu melakukan improfisasi yang kreatif.

b.      Keragaman Tenaga Kerja

Di Indonesia keragaman tenaga kerja bersifat terbatas, terutama yang agak menonjol adalah perbedaan berdasarkan jenis kelamin dan usia. Namun perusahaan di Indonesia harus siap dalam mengantisipasi keragaman tenaga kerja dalam rangka globalisasi, karena keragaman akan meluas dengan masuknya modal asing yang berarti juga masuknya tenaga kerja asing dari berbagai etnis atau bangsa.

c.       Globalisasi

Dari sudut MSDM berarti mengharuskan dilakukannya usaha mengantisipasi sebagai berikut :

1)      Perusahaan harus berusaha memiliki SDM yag mampu mengatasi pengaruh perkembangan bisnis atau ekonomi Internasional seperti resesi, penrunan atau kenaikan nilai uang.

2)      Perusahaan harus berusaha memuliki SDM dengan kemampuan ikut serta dalam bisnis global atau internasional dan perdagangan bebas

d.      Peraturan Pemerintah 

Setiap perusahaan harus memiliki SDM yang mampu membuat perusahaan dan kebijaksanaan dan bahkan melakukan operasional bisnis, sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan pemerintah. Untuk itu diperlukan SDM yang memiliki kemampuan mengarahkan agar perusahaan terhindar dari situasi konflik, kersahan atau kegelisahan, complain, dan lain-lain khususnya daripada pekerja dengan atau tanpakeikutsertaan serikat pekerjaan.

e.       perkembangan pekerjaan dan peranan keluarga      
semakin banyak pasangan suami-istri yang bekerja, sehingga sering terjadi kesulitan untuk bertanggung jawab secara optimal, karena sebagian waktunya digunakan untuk melaksanakan tanggung jawabnya dilingkungan keluarga masing-masing.

f.       kekurangan tenaga kerja yang terampil

tenaga kerja terampil semakin banyak diperlukan, baik untuk melaksanakan pekerjaan teknis, maupun untuk pekerjaan manjerial dan pelayanan, yang tidak mudah didapatkan yang kompotitif diantara yang tersedia dipasar tenaga kerja

2.      Tantangan Internal

a.      Posisi Organisasi dalam Bisnis yang Kompetitif

Untuk mewujudkan organisasi atau perusahaan yang kompetitif, diperlukan berbagai kegiatan MSDM yang dapat meningkatkan kemampuan SDM. Usaha itu dapat dilakukan dengan mendesain system pemberian ganjaran yang mampu memotivasi berlangsungnya kompetisi prestasi antara pekerja.

b.      Flekibilitas

organisasi/perusahaan memerlukan pengembangan system desentralisasi yang mengutamakan perlimpahan wewenang dan tanggung jawab secara berjenjang. Fleksebilitas juga menyangkut penggunaan tenaga kerja dengan mengurangi kecenderungan perangkat pekerja regular (tetap). Pengangkatan sebaiknya lebih difokuskan pada penggunaan tenaga kerja temporer (tidak tetap)

c.       Pengurangan Tenaga Kerja

Manajemen SDM suatu perusahaan sering dihadapkan dengan keharusan mengurangi secara besar-besaran tenaga kerja karena berbagai sebab, seperti resesi berkurangnya aktivitas bisnis dan lain-lain harus diatasi dengan cara memperbaiki struktur pekerja lini dari tingkat bawah dengan mendesain kembali proses produksi.

d.       Tantangan restrukturisasi

Tantangan tersebut adalah usaha menyesuaikan strukutur organisasi atau perusahaan karena dilakukan perluasan atau penambahan dan sebaliknya juga pengurangan kegiatan bisnisnya.

e.       Bisnis Kecil

Bisnis kecil seperti dikemukakan diatas yang terdiri dari banyak anak perusahaan, yang saling memiliki ketergantungan dalam produk berupa barang atau jasa yang dihasilkan sebagai perwujudan Net Work (Jaringan Kerja) dalam berbisnis, sebagai perusahaan besar/raksasa yang tersebar dibanyak lokasi.

f.       Budaya Organisasi

budaya perusahaan akan mewarnai dan menghasilkan perilaku atau kegiatan berbisnis secara operasional, yang tanpa disadari akan menjadi kekuatan yang mampu atau tidak mampu menjamin kelangsungan eksistensi organisasi keperusahaan.

g.      Teknologi

tantangan teknologi tidak sekedar menyangkut pembiayaan (cost) karena bagi manajemen SDM hubungannya terkait pada keharusan menyediakan tenaga kerja yang terampil mempergunakannya, baik dari luar maupun melalui pengembangan tenaga kerja di dalam organisasi atauperusahaan tantangan teknologi berhubungan juga dengan pengembangan sikap dalam menerima perubahan cara bekerja

h.      sertifikat pekerja

kerjasama perusahaan atau organisasi setidak-tidaknya harus berusaha agar serikat pekerja tidak menjadi penghambat proses produksi, dengan tidak menempatkannya sebagai lawan .